하버드에서 1,000명의 직장인을 대상으로 자율적인 근무환경과 업무 몰입도의 상관관계를 연구한 적이 있다. 6주 동안 참가자들에게 회사 규범 내에서 최대한의 자율성을 부여한 결과, 업무에 대한 적극성은 21%, 업무성과는 14%가 향상됐다. 이를 통해 자율성이 개인의 업무 만족도와 회사의 성장, 두 마리 토끼를 모두 잡을 수 있는 방법임을 엿볼 수 있었다. 기업의 대표자가 직원에게 기대하는 모습도 사실 “주인정신을 갖고 알아서 스스로 잘하는 직원”일 것이다. 대표자와 근로자 모두가 선호하는 자율적인 근무환경을 구축하기 위해서는 유연근무제 등 ‘근무환경’을 만드는 준비도 필요하지만, ‘자율적인’ 근무환경을 효과적으로 이용하기 위한 근로자의 준비도 필요하다.

자율에는 책임이 따르기 마련이고, 근로자는 자율적인 근무환경을 최대한 활용하여 충분한 성과를 달성할 수 있어야 한다. 어떻게 하면 자율성을 갖고 일하면서 성과를 낼 수 있을까? 아래 6가지 업무 관리 스킬을 활용하여 ‘스스로 알아서 잘하는 능력 있는 인재’가 되어보자.

1. 디지털 캘린더를 활용하라.

중요한 미팅, 업무 마감기한 등 우리는 기억해야 할 일이 너무 많다. 암기력에만 의존하여 일정을 관리한다면 실수가 생기기 마련이다. 모든 일을 기억할 수 없다면, 언제든지 스마트폰을 꺼내 기록하고 확인할 수 있는 디지털 캘린더에 일정을 기록하고 정기적으로 업데이트하자. 캘린더를 미리 채우는 것도 좋은 방법이다. 한 주를 시작하기 전에 일정을 기록하고, 일과를 마무리할 때 놓친 내용이 없는지 검토하자.

2. 이메일을 폴더로 정리하라

받은 편지함에 모든 이메일을 보관하면, 필요할 때 중요한 메일을 찾기가 어렵다. 어렴풋이 기억은 나지만, 어떤 단어로 검색해 봐도 메일을 찾지 못한 경험이 있지 않은가? 이 문제를 해결하려면, 폴더를 생성하여 이메일을 분류해야 한다. 생성하는 폴더는 업무 유형 또는 연관 조직, 역할에 따라 구분하되 정보를 빠르게 찾을 수 있도록 만들어야 한다. 참고로 업무 관련 이메일은 되도록 삭제하지 않는 것이 좋다. 지금 당장은 필요하지 않더라도, 미래 어느 시점에는 꼭 있어야 할 근거 자료가 될 수 있다.

3. PC 파일을 정리 정돈하라.

혹시 지금 바탕화면에 위 사진과 같이 수많은 종류의 파일이 빼곡하게 흩어져 있지는 않는가? 바탕화면과 다운로드 폴더에 흩어져있는 수 백 가지의 파일 더미보다 생산성을 떨어뜨리는 것은 없다. 이메일과 마찬가지로 파일을 폴더별로 정리하자. 매 순간 정리하는 습관을 갖되, 미처 정리하지 못한 파일은 정기적으로 시간을 내서 관리하자. 전용 폴더에 저장되지 않은 파일은 없어야 한다.

4. 업무 진행사항을 관리하라.

단독으로 업무를 진행할 때에는 반드시 업무 진행사항을 가시화하여 관리하자. 어느 누가 갑자기 업무 진행사항을 묻더라도 완료된 사항과 진행 중인 사항, 예정 사항에 대해 답변할 수 있어야 한다. 특히 업무 관리 시에는 아래 항목이 직관적으로 표시되어야 한다.

ㆍ업무 개요 또는 목적

ㆍ목표 및 중간 지표

ㆍ마감 기한

ㆍ연관 업무

업무관리는 엑셀, 구글 스프레드 시트 등에서 기본적으로 제공하는 양식을 사용할 수도 있고, 작업 관리 소프트웨어를 활용하여 관리할 수도 있다.

5. 업무의 우선순위를 지정하라.

무엇부터 해야 하는지 알려주는 사람이 없을 때는, 업무의 우선순위를 스스로 파악할 수 있어야 한다. 업무 우선순위가 잘 정리되지 않을 때는 모스카우(MoSCoW) 또는 아이젠하워 매트릭스(Eisenhower Matrix ) 정리 방법을 활용해 보자. 모스카우는 애자일 업무 방식에 적합한 프로덕트 관리 방법으로서 중요한 것과 중요하지 않은 것, 필수적인 것과 부수적인 것을 구분하여 우선순위를 정리할 수 있는 도구다. 아래 4가지 기준으로 업무를 판단하고 우선순위를 정리할 수 있다.

ㆍMust have : 하지 않으면 안 되는 필수적인 것

ㆍShould have : 해야 하지만 필수적이지는 않은 것

ㆍCould have : 상황이 된다면 하면 좋은 것

ㆍWill not have : 하면 안 되는 것

미국의 34대 대통령인 아이젠하워가 고안해낸 Eisenhower Matrix는 업무를 2x2 그리드로 분류하는 방법이다. 긴급함과 중요도를 2개의 축으로 4개 영역을 나눠서, 긴급하고 중요한 업무를 최우선 순위로, 긴급하지 않고 중요하지도 않은 업무는 무시하거나 최하위 순위로 정리할 수 있다.

6. 단순 반복업무를 자동화하라.

사람들은 직장에서 반복적인 업무를 처리하는데 일과의 약 25%를 보낸다. 단순 반복되는 업무는 업무 자동화 도구를 활용함으로써 처리 시간을 최소화하자. 먼저 일주일 정도 일과를 기록한 뒤 단순 반복하고 있는 업무가 무엇인지 찾아보자. 발견한 업무를 자동화하기 위해서는 유사 업무를 수행하는 동료의 조언을 구하거나, 자동화 도구의 사용법을 학습하는 시간이 필요할 수도 있다. 하지만 일단 자동화를 해낸 뒤부터는 일과의 25%만큼 시간을 확보할 수 있는 사실을 기억하고 투자하자.

이상의 방법들은 기본적인 것처럼 보일 수 있지만, 되돌아보면 모두 제대로 잘 실행하고 있지는 않을 것이다. 자율적인 근무환경에서 성과를 내기 위해서는, 스스로가 본인의 업무에 대한 관리감독자가 되어야 한다. 이제 앞에서 살펴본 6가지 방법을 활용하여 업무 실행이 아닌 업무 관리에도 충분한 시간을 투자하자. 효율적인 업무 관리는 상상한 것 이상의 성과를 가져다줄 것이다.

*이 글은, 전문가의 시각에서 다음 아티클을 한국 독자에 적합하게 재구성하여 소개합니다.

'6 Time Management Tips to Organize Your Own Workload'